Casos de Éxitos
COCA COLA
A través de nuestro Sistema de Gestión Documental, los funcionarios de Coca Cola que necesitan acceder a la información clave lo hacen en tan solo segundos.
RESULTADOS
+15 horas
semanales disponibles
+Seguridad
en los documentos
+Ahorro en costos
Ejecutado en: 2 semanas
Miles de imágenes procesadas
Desafío
Mejorar la disponibilidad y el acceso a la información clave para lograr mayor eficiencia, poner foco en las tareas que generan mayor valor al negocio y acelerar el proceso de toma de decisión.
Solución
Implementamos un Sistema de Gestión Documental que nos permitió digitalizar y almacenar todos los documentos importantes en un formato fácilmente accesible. En la actualidad, el equipo puede buscar y acceder rápidamente a sus documentos, reduciendo los tiempos que demandaban las búsquedas manuales en un marco de seguridad y confidencialidad.
En un contexto ágil y demandante, el Gestor Documental facilita la colaboración y el intercambio de documentos entre los miembros del equipo mejorando la productividad en general. Hemos logrado implementar nuestra propuesta de valor conforme lo planificado y contribuido a lograr ahorros significativos y aportando mejoras en el proceso de negocio de nuestro cliente. La asignación de personal altamente calificado al Proyecto nos permitió alcanzar los objetivos que nos propusimos en un marco de seguridad y eficiencia operativa.
La aplicación de técnicas de digitalización adecuadas permitió Con nosotros, no tuvieron que realizar grandes inversiones en infraestructura y tecnología, ni preocuparse por contratar y capacitar personal especializado en la tarea. Hemos asumido la responsabilidad de todo el proceso, brindando un servicio eficiente y de calidad que les ha permitido enfocarse en sus actividades principales mientras experimentan un ahorro notable en costos y recursos.
CLARO
A través de nuestra solución a medida, los funcionarios tienen disponible, en menos de 24 horas, las activaciones post-venta de los contratos logrando optimizar así el espacio físico en más de un 60% y mejorar sus servicios al cliente en términos de atención y agilidad.
RESULTADOS
+ 66%
en eficiencia - reclamos de vendedores
+ Optimización del espacio físico
en un 60%
+ Ahorro en costos
en hasta un 50%
Ejecutado en:
1 mes
Desafío
Optimizar el espacio físico y agilizar las activaciones post-venta de contratos para evitar los reclamos de los vendedores y/o clientes.
Solución
Nuestra solución personalizada ha llevado a resultados significativos. Ahora, los funcionarios tienen acceso a las activaciones en menos de 24 horas, de este modo los vendedores pueden cobrar su comisión en un plazo mucho menor generando una cadena virtuosa.
Todo esto ha sido ejecutado en tiempo récord, demostrando nuestra dedicación y enfoque en brindar soluciones efectivas y rápidas. Nuestra estrategia se centró en una depuración exhaustiva del contenido de las cajas, seguida de una reorganización y creación de una base de contenidos eficiente.
Además, establecimos una isla especializada para la recepción, control y digitalización de los documentos, todo adaptado a las necesidades específicas de la empresa.
En la actualidad la empresa tiene acceso instantáneo a sus documentos digitales, lo que ha mejorado, significativamente, su eficiencia operacional, confidencialidad y cumplimiento normativo.
Pero los beneficios no se detienen ahí. A medida que avanzamos en el proyecto, hemos ampliado nuestra colaboración a diferentes departamentos, como Atención al Cliente, Recursos Humanos, Tesorería y Finanzas, ajustando procesos y brindando un mayor orden y eficiencia en toda la organización.
CERVEPAR
A través de nuestra solución de Gestión Documental, Cervepar tiene acceso instantáneo a sus documentos de las áreas de Comercio Exterior, Finanzas,Impuestos y Contratos.
RESULTADOS
+ 70%
en eficiencia
+ 30%
de optimización del espacio físico
+ Ahorro en costos
en hasta un 50%
Ejecutado en:
1 semana
Desafío
Tener todos los documentos centralizados en una plataforma, contar con acceso inmediato según los perfiles de usuario definidos y lograr una reducción de costos asociados a la gestión de los documentos.
Solución
Por un lado, se realizó una selección y clasificación de toda la documentación no vigente y en simultáneo se construyó una base de datos identificando los contenidos de cada caja. Esto permitió obtener una organización adecuada del fondo documental de Cervepar. De aquí en más, los usuarios podrán solicitar documentos de manera ágil y la organización podrá acceder a políticas de depuración sustentables en el tiempo.
Por el otro,, se procedió con la digitalización de documentos pertenecientes a las áreas de Legales, de COMEX (Comercio Exterior) y TAX (Finanzas e Impuestos). Se digitalizaron documentos de personal, facturas, remitos, documentos aduaneros y todos los comodatos del Gran Asunción e Interior.
En la actualidad, Cervepar cuenta con su fondo documental clasificado y ordenado, sus áreas productoras y series documentales definidas y con información clave referencial centralizada, este esquema le permite mantener a nuestro cliente un excelente control y acceso a los documentos que genera y/o recibe dentro del marco de su gestión y actividad.
UNILEVER
A partir de la implementación de una solución de Gestión Documental, Unilever ha logrado una mayor eficiencia y ahorros sustantivos en la guarda y administración de sus documentos físicos.
RESULTADOS
+ 40%
en eficiencia
+ 60%
de optimización del espacio físico
+ Ahorro en costos
en hasta un 60%
Ejecutado en:
4 días
Desafío
Implementar un Sistema de Gestión Documental moderno que defina las políticas y acciones tendientes a mantener los documentos actualizados y vigentes, con criterios de orden y clasificación claros y profesionales para lograr una mayor eficiencia, control y depuraciones sustentables futuras.
Solución
Se realizó una depuración de toda la documentación no vigente y, en simultáneo, un inventario documental identificando los contenidos de cada caja bajo las mejores prácticas profesionales. Esto permitió acceder a una organización clara y específica de los documentos que redundará en mejores prestaciones, óptimos procesos documentales y políticas sustentables en relación a todo el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su disposición final.
En la actualidad, Unilever cuenta con un Sistema de Gestión Documental moderno y confiable, que le permite tener una administración adecuada de sus documentos pudiendo crecer en volumen, mantener las áreas en orden y acceder en forma segura a la información.
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