Preguntas Frecuentes

Esto comprende el registro de cada uno de los movimientos físicos, dentro y fuera de nuestra Planta Operativa, y quién fue la persona autorizada que solicitó y consultó la información.

Se guardan en cajas de archivos, especialmente diseñados para la guarda y conservación. Estos son almacenados en nuestra Planta Operativa, la cual cuenta con todas las habilitaciones, servicios, licencias y sistemas de seguridad.

Si desean acceder físicamente a los documentos, el usuario autorizado solicita vía mail el requerimiento y se le envía la caja físicamente a sus oficinas. Si desean tener acceso a los documentos en formato digital, también se solicita vía mail, se localiza el documento y se digitaliza y posteriormente, se sube a nuestro Gestor Documental o Nube privada. La empresa tendrá acceso en menos de una hora a la información requerida.

Si se trata de una consulta física, la empresa tendrá acceso en la tarde si lo solicita en la mañana y a la mañana siguiente si fue solicitado en la tarde. También contamos con consultas urgentes si es el caso. En cuanto a las consultas digitales, se solicita vía mail, se digitaliza el documento y posteriormente se sube a nuestro gestor. La empresa tendrá acceso en menos de una hora.

Se realiza un trabajo inicial de inventario y catalogación documental. La empresa tendrá el contenido e información de cada caja, lo cual permite una administración eficiente y acceso ágil a la información requerida.

La gestión documental física se refiere al almacenamiento y manejo de documentos en formato físico, como papel, archivadores, etc. La gestión documental digital implica la conversión de documentos en formato digital, su almacenamiento y gestión electrónica.

La migración a la gestión documental digital ofrece beneficios como la reducción del espacio físico requerido para almacenar documentos en soporte papel, un acceso rápido y fácil a la información, mejora la colaboración y la seguridad de los datos.

Prácticamente cualquier tipo documental puede ser gestionado en formato digital, incluyendo contratos, facturas, informes, formularios, correos electrónicos, legajos de personal, planos, documentos encuadernados, entre otros.

El proceso de escaneo y digitalización implica la aplicación de distintas técnicas y requieren la utilización de escáneres para convertir documentos físicos en archivos digitales. El proceso de escaneo requiere una serie de tareas encadenadas. La preparación, captura, restitución, control de calidad e indización de los documentos son las más habituales. A los efectos de acelerar el proceso de indización y/o hacer uso avanzado de información clave y relevante del contenido de los documentos se utilizan distintas técnicas de reconocimiento, entre ellas el OCR (reconocimiento óptico de caracteres).

Las mejores prácticas incluyen establecer un sistema de nomenclatura y estructura de carpetas o niveles que refleje la base de ordenación del fondo documental de la organización y utilizar palabras claves en el proceso de indización de los documentos que faciliten su posterior búsqueda, acceso y recuperación.

Se implementan medidas como el cifrado de datos, el control de acceso basado en roles, el seguimiento de auditoría y copias de seguridad regulares para proteger los documentos digitales contra accesos no autorizados, pérdida o daños.

El acceso seguro a los documentos digitales puede lograrse mediante sistemas de autenticación, como contraseñas, autenticación de dos factores o la implementación de soluciones de gestión de derechos de acceso.

La integridad de los documentos digitales se puede garantizar mediante la aplicación de firmas electrónicas, sellos de tiempo y tecnologías de preservación a largo plazo, como el formato PDF/A.