La factura electrónica es un documento tributario que se emite y se recibe en formato digital, cumpliendo con los requisitos legales establecidos por la Subsecretaría de Estado de Tributación (SET). Reemplaza a la factura en papel y tiene la misma validez legal.

La emisión de la factura electrónica se realiza a través de un Sistema de Emisión Electrónica autorizado por la SET. El contribuyente debe generar el documento digital con todos los datos requeridos, incluyendo el Código Único de Factura Electrónica (CUFE) y la Firma Electrónica Avanzada (FEA).

La factura electrónica ofrece varias ventajas, como la reducción de costos y tiempos de procesamiento, mayor seguridad y confiabilidad de los documentos, facilidad de consulta y acceso a los archivos digitales, simplificación en el cumplimiento tributario y mayor eficiencia en la gestión empresarial.

La factura electrónica debe cumplir con ciertos requisitos legales, como incluir la información completa del emisor y receptor, detalles de la operación, descripción de los bienes o servicios, monto total, impuestos aplicados, entre otros datos exigidos por la SET.

La factura electrónica puede ser enviada al cliente a través de distintos medios, como correo electrónico, portal web o cualquier otro medio acordado entre las partes. Se debe asegurar la autenticidad e integridad del documento.

El incumplimiento en la emisión de la factura electrónica puede acarrear sanciones y multas por parte de la SET. Además, la falta de la factura electrónica puede ser considerada como una factura inexistente, lo que afectaría la deducción de los gastos y la imposibilidad de acreditar el IVA.

La gestión documental física se refiere al almacenamiento y manejo de documentos en formato físico, como papel, archivadores, etc. La gestión documental digital implica la conversión de documentos en formato digital, su almacenamiento y gestión electrónica.

La factura electrónica permite agilizar los trámites tributarios, facilitar la presentación de declaraciones, mejorar el control y la fiscalización, y reducir la evasión fiscal. Además, los contribuyentes pueden acceder a beneficios como la recuperación anticipada del IVA y la simplificación de la emisión y recepción de documentos.

Sí, para emitir factura electrónica se requiere contar con una Firma Electrónica Avanzada (FEA). La FEA garantiza la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos y es emitida por la SET.

La factura electrónica debe ser emitida de forma inmediata o antes de la entrega de los bienes o servicios, sin excepción. Es importante cumplir con este plazo para evitar sanciones y multas.

Las mejores prácticas incluyen establecer un sistema de nomenclatura y estructura de carpetas o niveles que refleje la base de ordenación del fondo documental de la organización y utilizar palabras claves en el proceso de indización de los documentos que faciliten su posterior búsqueda, acceso y recuperación.

Sí, es posible emitir notas de crédito o débito electrónicas para corregir errores o ajustar montos en las facturas electrónicas. Estas notas deben seguir los requisitos y procedimientos establecidos por la SET.

Las facturas electrónicas deben ser almacenadas en formato digital por un período de 10 años. Es necesario contar con una estructura organizada que permita la consulta y recuperación de los documentos en caso de requerimiento por parte de la SET.

Sí, el receptor de una factura electrónica tiene la posibilidad de rechazarla dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recepción. El rechazo debe ser comunicado al emisor mediante una nota de rechazo electrónica.